ŞUBAT.07
ACTIVELINE.COM.TR


Türk Eximbank, 2002 yılından bu yana kullanmakta olduğu doküman yönetim sistemini, Meteksan Sistem ile güncelledi. Meteksan Sistem’in Ankara ve İstanbul ekiplerinin iş birliğiyle hayata geçirilen ve Türkiye’de ilk kez gerçekleştirilen proje, üç ay sürdü. Bankaya özel uygulamaların geliştirildiği proje kapsamında veri tabanı güncellemesi yapıldı ve daha kullanışlı bir “tam metin arama sistemi” devreye girdi.

Konuyla ilgili olarak Eximbank Bilgi İşlem Müdürlüğü’nden Kıdemli Uzman İsmail Çiçek ve Meteksan Bilişim Grubu Çözüm Danışmanı Oktay Şükür’ün görüşlerini aldık.

Meteksan’ı tercih etme nedenleri ve yaptıkları iş birliği hakkında bilgi veren Çiçek, “Kullandığımız doküman yönetimi sisteminin yeni sürümünün getirdiği yeniliklerden faydalanmak ve ilave birimlerimizin de sisteme katılmasıyla yeni lisanslar almak için sistemin güncellenmesine karar verdik. Bu kapsamda, sistemimize EMC Documentum doküman yönetimi çözümünün son sürümü Documentum Content Server 5.3 SP3 yüklendi ve bize özel uygulamalar geliştirildi. Documentum’un güncellenmesinin yanı sıra sistemde kullanılan veritabanı da güncellendi; yeni ve daha kullanışlı bir “içerik arama sistemi” devreye alındı” dedi.

Riskler sıfıra indirildi

Eski sürüm üzerinde daha önce geliştirilmiş özel uygulamalar doğrudan Documentum kodları içinde değişiklikler içerdiğinden, sistemi güncellemenin ciddi riskler taşıdığını kaydeden Çiçek, bu riskleri sıfıra indirerek başarılı bir kurulum gerçekleştirdiklerini ifade etti. Yeni yapıda, özel uygulamalar ile asıl sistemin birbirinden tamamen ayrıldığını dile getiren Çiçek, şu bilgileri verdi: “Yeni çıkacak güncellemeler artık çok daha kısa süre içinde devreye alınabilir hale geldi. Bu çalışmada, Meteksan ekibiyle çok güzel bir işbirliği yaşadık. Doküman yönetim sistemimizi tüm banka kullanıcılarına açmayı planlıyoruz ve kağıtsız çalışma ortamı kurma yolunda önemli bir adım olarak değerlendiriyoruz. Bu bağlamda, Documentum 5.3 versiyonuyla, çok daha esnek ve etkin bir yapıya kavuşmuş olduk. Tek sistem üzerinde çalışan eski kurulum yerine, “content server”, “index server” ve “database server” olmak üzere üç ayrı sunucu kurulumuyla çok yüksek bir performans artışı sağlandı. Bunun için, yeni nesil sunucular alarak makine parkımızı güçlendirdik. Bundan sonraki süreçte, yaklaşık 4 milyon sayfalık arşivimizi tarayarak diğer birimlerdeki kullanıcılarımızın hizmetine sunacağız. Bu çalışma sonrasında, bankaya gelen tüm belgelerin doküman yönetimi sistemindeki süreçlerden geçmesini sağlamak istiyoruz.”

Çiçek, yeni sistemin bankaya katkıları ile ilgili olarak ise, “Yeni sistemle, tüm bankacılık süreçleri, doküman yönetimi sistemi odaklı düşünülmeye başlandı. İş akışları, faks sistemimiz ve bankacılık sistemimiz ile entegrasyon sonrasında, daha çağdaş bankacılık yapma imkanına kavuştuk. Artık sadece birim içi değil, birimler arası belge alışverişi de Documentum üzerinden yapılmaya başladı” diye konuştu.

Bankaya “özel” uygulamalar

Projenin geldiği noktayı Meteksan ve Eximbank açısından özetleyen Meteksan Bilgi Grubu Çözüm Danışmanı Oktay Şükür, “Meteksan Sistem olarak, İçerik Yönetim Sistemi ve Arşivleme konusunda EMC Documentum ile iş ortağıyız. Türkiye’deki Documentum kullanıcılarının çoğu müşterimiz. Bunlardan biri de Türk Eximbank. Türk Eximbank 2002 yılı sonundan itibaren Doküman Yönetim Sistemi Olarak EMC Documentum ürününü kullanıyor. Burada dört yıl önce yaygın kullanılan ve Türkiye’deki en eski sürümü olan Documentum 4i’nin son sürüme güncellenmesi ve bankaya özel uygulamalar geliştirilmesi şeklinde bir proje gerçekleştirdik. Şimdi de EMC Documentum doküman yönetimi çözümünün son sürümü Documentum Content Server 5.3 SP3’ü yükledik ve özel uygulamalar geliştirdik. Daha önce yurt dışında buna benzer projeler yapıldı. Ancak, Türkiye’de ilk defa gerçekleştirilmiş olmasına rağmen projenin belirtilen zaman ve bütçe içinde başarıyla tamamlanarak müşteri memnuniyeti sağlanması, Meteksan Sistem için son derece önemli” dedi.


Sistem Daha verimli kullanılacak

Bundan sonraki süreçte proje ile ilgili çalışmalarını ise Şükür, “proje süreci boyunca Türk Eximbank BT ekibi ile Meteksan Sistem Proje ekibi arasında gayet sıcak bir ilişki kuruldu. Sürekli bilgi alışverişi ile canlı tutulan bu ilişkinin odağında, proje yönetimi konusunda bilgilendirme ve ürünlerin yeni sürümleri hakkında eğitim niteliğinde tanıtımlar oldu. Son derece profesyonel bir proje yönetimi anlayışıyla koordinasyonun sağlandığını söyleyebiliriz. Sadık müşteri portföyümüze katıldığına inandığımız Türk Eximbank ile ilişkilerimizi daha da geliştrerek devam etmek istiyoruz. Kendilerini “içerik yönetimi” özellikle Documentum konusunda yeni çıkan teknolojilerle ilgili sürekli olarak güncel bilgi seviyesinde tutmayı ve iş ortağı olarak yanlarında yer almayı hedefliyoruz” şeklinde özetledi.


ERP projelerinde başarı birçok etkene bağlı

ERP projelerinde konunun üst yönetim tarafından sahiplenilmesi ve kurum içinde yaygınlaştırılmasının en temel başarı faktörlerinden biri olduğu belirtiliyor. ERP projelerindeki başarının ilk aşamadan en son aşamaya kadar birçok farklı etkene bağlı olduğu ifade ediliyor.

ERP projelerinin başarılı olabilmesi için farklı bileşenlerin bir araya gelmesi ve uyum içinde çalışması gerekiyor. Projenin tüm aşamalarında ise görev alan ekibin projeye olan inancını yitirmemesi gerektiğinin önemine işaret ediliyor.

Meteksan Kurumsal çözümler ve Yazılım Direktörü Haluk Yücel, ERP projelerinin başarılı olması için, kapsamlı bir hazırlık dönemi geçirilmesi gerektiğini belirterek detaylı bir proje planı hazırlanması ve projenin dikkatli şekilde yönetilmesinin önemine işaret etti. Yücel, dikkat edilmesi gereken diğer kritik unsuların, üst yönetimin desteği, süreçlerin yenilenmesi, bütünleşme, uygulama danışmanları, proje süresi ve maliyetleri ile ERP tedarikçileri ve proje personeli olduğunu sözlerine ekledi.

2007 Basında Biz